Regulamin

1.1 Zakres usług świadczonych przez Agencję obejmuje:

a) tłumaczenia pisemne zwykłe,

b) tłumaczenia pisemne przysięgłe,

c) tłumaczenia ustne,

d) usługi pomocnicze:

– weryfikację tekstu,

– formatowanie tekstu,

– obróbkę graficzną,

– przygotowanie do druku.

 

1.2 Zakres usług zleconych Agencji oraz warunki ich realizacji zostaną określone w Zamówieniu sporządzonym przez Zamawiającego na formularzu opracowanym przez Agencję.

2.1 Agencja przyjmuje zamówienia składane osobiście, w formie pisemnej, telefonicznie, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej.

2.2 Po otrzymaniu zapytania ofertowego od Zamawiającego Agencja dokonuje bezpłatnej wyceny tłumaczenia dostarczonych dokumentów oraz uzgadnia z Zamawiającym warunki i terminy realizacji Zamówienia.

2.3 Na etapie uzgadniania warunków i terminów realizacji Zamówienia Zamawiający obowiązany jest przedstawić szczegółowo wszelkie wymagania dotyczące tłumaczenia (np. uwagi szczególne dotyczące obróbki graficznej, przygotowania do druku, formatowania itp.). Zgłoszenie przez Zamawiającego dodatkowych życzeń w trakcie realizacji Zamówienia może spowodować przesunięcie jego terminu oraz zmianę warunków finansowych Zamówienia.

2.4 W przypadku tekstów przeznaczonych do publikacji Zamawiający dokona ich redakcji i korekty we własnym zakresie, o ile usługa ta nie została wyraźnie uwzględniona w Zamówieniu.

2.5 W chwili przyjmowania zlecenia na życzenie Zamawiającego Agencja przedstawi jego szacunkową wycenę w oparciu o Cennik obowiązujący w dniu składania Zamówienia. Wycena tłumaczeń zwykłych dokonywana jest na podstawie tekstu źródłowego, jeżeli jest on sporządzony w formacie Microsoft Word. W przypadku dokumentów sporządzonych w formacie nieedytowalnym (np. PDF, JPG) oraz tłumaczeń przysięgłych podawana jest stawka za stronę tekstu przetłumaczonego ze względu na brak możliwości dokładnego policzenia liczby znaków przed dokonaniem tłumaczenia. Ta procedura zgodna jest z ogólnie przyjętymi zasadami na rynku tłumaczeń oraz z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 roku w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego, gdzie ostateczna cena usługi wyznaczana jest na podstawie tekstu przetłumaczonego.

2.6 Warunkiem przystąpienia przez Agencję do realizacji Zamówienia jest jego pisemne potwierdzenie przez Zamawiającego (faksem, pocztą elektroniczną lub – w przypadku zamówień składanych osobiście – poprzez złożenie podpisu na formularzu Zamówienia). Brak pisemnego zamówienia zwalnia Agencję z obowiązku wykonania usługi.

2.7 Dostarczenie Zamówienia powinno nastąpić w danym dniu roboczym do godz. 12.00. W przypadku późniejszego dostarczenia materiału i podpisanego zamówienia za dzień złożenia Zamówienia uważa się dzień następny. Za dzień roboczy w rozumieniu niniejszego Regulaminu uważa się każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku. Do dni roboczych nie zalicza się sobót, niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy.

3.1 Zlecenie uważa się za wykonane przez Agencję wtedy, gdy zostało ono wykonane i dostarczone Zamawiającemu w terminie oraz w sposób zgodny z ustaleniami stron/Zamówieniem lub gdy w ustalonym terminie zostało ono przygotowane do odbioru przez Zamawiającego.

3.2 W zależności od ustaleń dokonanych z Zamawiającym, wykonane tłumaczenie zostanie przekazane Zamawiającemu w formie elektronicznej, wydruku komputerowego lub zapisu elektronicznego na płycie CD.

3.3 Zamawiający zobowiązuje się odebrać wykonane tłumaczenie oraz zapłacić Agencji wynagrodzenie w terminie i w sposób uzgodniony w Zamówieniu.

3.4 Potwierdzenie odbioru wykonanego tłumaczenia, które jest równoznaczne z potwierdzeniem jego wykonania, stanowi:

3.4.1 w przypadku odbioru osobistego – podpis złożony na Zamówieniu przez Zamawiającego lub jego upoważnionego przedstawiciela,

3.4.2 w przypadku dostarczenia tłumaczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej – potwierdzenie nadania wiadomości elektronicznej, zawierające datę i godzinę jej nadania,

3.4.3 w przypadku dostarczenia tłumaczenia faksem – raport potwierdzający prawidłowy przebieg transmisji do Zamawiającego, zawierający jej datę i godzinę,

3.4.4 w przypadku dostarczenia tłumaczenia pocztą lub pocztą kurierską – dokument nadania przesyłki.

4.1 Zamówienie uznaje się za wykonane nienależycie, jeżeli:

4.1.1 nie zostało ono zrealizowane na odpowiednim poziomie fachowym,

4.1.2 nie zostało dostarczone lub nie było gotowe do przekazania w uzgodnionym terminie.

4.2 W przypadku wykazania przez Zamawiającego, że dane Zamówienie obciążone jest wadą lub wadami wymienionymi w ust. 4.1, Agencja zobowiązana jest do niezwłocznego ich usunięcia w terminie ustalonym z Zamawiającym.

5.1 Zamawiający zobowiązany jest zgłosić Agencji w formie pisemnej wszelkie wady w wykonanym tłumaczeniu niezwłocznie po ich stwierdzeniu, jednak nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia odbioru wykonanego tłumaczenia.

5.2 Wszelkie uprawnienia Zamawiającego wynikające z wad wygasają po upływie terminu określonego w ust. 5.1.

5.3 Wszelkie spory zaistniałe pomiędzy Stronami co do wystąpienia w danym Zamówieniu wad, o których mowa w punkcie 5 Regulaminu, będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Agencji. W przypadku umowy z kontrahentem zagranicznym właściwy będzie sąd polski.

6.1 Autorskie prawa majątkowe do wykonanego tłumaczenia zostają przeniesione na Zamawiającego pod warunkiem uregulowania przez niego pełnej kwoty należności na podstawie faktury wystawionej przez Agencję. Agencja przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe na następujących polach eksploatacji: wprowadzenie do obrotu tłumaczenia, użyczenie, publiczne korzystanie z tłumaczenia, publiczne udostępnianie tłumaczenia, publikacja tłumaczenia.

6.2 Agencja zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich informacji, dokumentów i materiałów uzyskanych od Zamawiającego („Informacje Poufne”) w celu prawidłowej realizacji zlecenia. Informacje Poufne mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom i podwykonawcom Agencji bezpośrednio zaangażowanym w realizację danego zlecenia. Agencja oświadcza, że wszyscy tłumacze uczestniczący w realizacji zleceń Zamawiającego podpisali stosowne zobowiązanie do zachowania poufności.

6.3 Postanowienia ust. 6.2 nie mają zastosowania w przypadku informacji, materiałów i dokumentów powszechnie dostępnych (np. w formie publikacji prasowych i internetowych, ogólnie dostępnych aktów prawnych itp.) w chwili przyjęcia przez Agencję danego zlecenia.

6.4 Na życzenie Zamawiającego Agencja może dostarczyć zobowiązanie do zachowania poufności podpisane przez tłumaczy i personel Agencji zaangażowany w realizację danego zlecenia.

7.1 Agencja ma prawo odstąpić od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą na rzecz Zamawiającego odstępnego w wysokości 25% wynagrodzenia ustalonego za realizację Zamówienia, od którego realizacji odstąpiła.

7.2 W przypadku gdy Zamawiający zrezygnuje z realizacji zlecenia już w trakcie jego wykonywania, jest on zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia za pracę faktycznie wykonaną do momentu rezygnacji z realizacji zlecenia, jednak nie mniej niż 25% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia, oraz do zwrotu wszelkich innych kosztów poniesionych przez Agencję w związku z przygotowaniem do realizacji zamówionych usług.

8.1 Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 lipca 2009 r.

8.2 Agencja zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiana postanowień zawartych w Regulaminie dla swej ważności i wejścia w życie wymaga sporządzenia na piśmie i przesłania nowego Regulaminu na adres Zamawiającego podany w Zamówieniu w terminie co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie nowego Regulaminu. Zmiany Regulaminu nie wymagają podpisania aneksu do umowy. Zmiana Regulaminu uprawnia Zamawiającego do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy z Agencją w drodze wypowiedzenia ze skutkiem na dzień wejścia w życie nowego Regulaminu. Jednakże Zamówienia przyjęte przez Agencję do realizacji w okresie obowiązywania dotychczasowego Regulaminu zostaną zrealizowane na dotychczasowych zasadach. Oświadczenie Zamawiającego powinno być złożone na piśmie w terminie 7 dni od otrzymania nowego Regulaminu. Brak odpowiedzi ze strony Zamawiającego na zmiany wprowadzone w Regulaminie w terminie 7 dni od jego otrzymania oznacza akceptację zmian przez Zamawiającego.

8.3 Ceny usług oferowanych przez Agencję będą określane na podstawie Cennika obowiązującego w dniu składania danego Zamówienia. Agencja zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika. Zmiana cen usług zawartych w Cenniku dla swej ważności i wejścia w życie wymaga przesłania nowego Cennika na adres Zamawiającego podany w Zamówieniu w terminie co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie nowego Cennika. Zmiana Cennika uprawnia Zamawiającego do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy z Agencją w drodze wypowiedzenia ze skutkiem na dzień wejścia w życie nowego Cennika. Jednakże zamówienia przyjęte przez Agencję do realizacji w okresie obowiązywania dotychczasowego Cennika zostaną zrealizowane na dotychczasowych zasadach. Oświadczenie Zamawiającego powinno być złożone na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania nowego Cennika. Brak odpowiedzi ze strony Zamawiającego na zmiany wprowadzone w Cenniku w terminie 7 dni od jego otrzymania oznacza akceptację zmian przez Zamawiającego.

8.4 W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie właściwe postanowienia Kodeksu Cywilnego, przy czym Strony zgodnie postanawiają wyłączyć wszelkie inne uprawnienia Zamawiającego płynące z niewykonania i/lub nienależytego wykonania Zamówienia poza tymi, które zostały przyznane w niniejszym Regulaminie. W przypadku gdy Zamawiającym jest kontrahent zagraniczny dla zobowiązania właściwe jest prawo polskie.

8.5 Regulamin staje się wiążący dla Stron z chwilą podpisania Zamówienia.